Privatlivspolitik METIS Family Office A/S & Elite Sport Family Office A/S
Senest opdateret i oktober 2022
METIS Family Office A/S og Elite Sport Family Office A/S har udarbejdet denne privatlivspolitik med henblik på at sikre overholdelse af gældende persondatalovgivning, herunder EU’s generelle forordning om databeskyttelse (herefter kaldet ”GDPR”) samt databeskyttelsesloven.
Politikken henvender sig til dig som ejer og kunde i et eller begge selskaber, og du kan nedenfor læse, hvordan vi behandler personoplysninger om dig i de forskellige situationer, hvor vi har en relation til dig.
Dataansvarlige og kontaktinformationer
METIS Family Office A/S
CVR -nr. 36920521
Christian IX's Gade 10, 4
DK-1111 København K
&
Elite Sport Family Office A/S
CVR-nr. 43372009
Christian IX's Gade 10, 4
DK-1111 København K
Selskaberne er hver især selvstændige dataansvarlige for den behandling af personoplysninger, der finder sted i de respektive selskaber. For så vidt angår brugen af familieintranettet https://elitesportfamily.ziik.io/ er selskaberne dog fælles dataansvarlige, jf. nærmere nedenfor.
Hvis du har spørgsmål til behandling af dine personoplysninger, kan du kontakte Denne e-mail adresse bliver beskyttet mod spambots. Du skal have JavaScript aktiveret for at vise den..
METIS Family Office A/S som dataansvarlig
METIS Family Office A/S er dataansvarlig i forbindelse med en række forskellige forretningsaktiviteter, som hovedsageligt omfatter følgende:
- Ejerforhold
- Know-your-customer (KYC-proces)
- Investeringsrådgivning
Du kan nedenfor læse mere om vores behandling af personoplysninger indenfor hvert område nedenfor.
1. Ejerforhold
Hvilke personoplysninger behandler vi og hvor får vi dem fra?
Vi indsamler og behandler de personoplysninger om dig, som vi har modtaget fra dig selv i forbindelse med din indtræden som ejer i selskabet. Oplysningerne omfatter dit navn, adresse og kontaktoplysninger (telefonnummer og e-mail adresse), oplysninger vedrørende dit ejerskab, herunder ejerandele, oplysninger om evt. ledelseshverv samt kopi af pas, kørekort eller lign.
Hvad bruger vi dine oplysninger til?
Vi bruger dine oplysninger til at varetage selskabets relation til dig som ejer, f.eks. i forbindelse med afvikling af generalforsamlinger og ejermøder samt med henblik på at opfylde retlige forpligtelser i forbindelse med registrering af ejere m.v.
Hvad er retsgrundlaget for vores behandling?
Det retlige grundlag udgør databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra b (selskabets aftale med ejerne) og databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra c (opfyldelse af lovmæssige forpligtelser, herunder selskabsloven).
Det retlige grundlag for behandling af dit CPR-nr. er databeskyttelseslovens § 11, idet selskabet er forpligtet til at identificere dig ved CPR-nr., f.eks. i forbindelse med registreringer om dig hos Erhvervsstyrelsen eller opfyldelse af lovmæssige KYC-forpligtelser.
Videregivelse af dine personoplysninger
I det omfang vi skal registrere dig som ejer eller ledelsesmedlem, videregives dine personoplysninger (navn, adresse, CPR-nr.) til Erhvervsstyrelsen i forbindelse med registreringen. Derudover deler vi dine oplysninger med bankforbindelser ((navn, adresse, CPR-nr.), når dette er påkrævet for at opfylde bankernes lovpligtige KYC-processer. I det omfang, du har en relation til Elite Sport Family Office A/S kan det ligeledes være aktuelt at dele oplysninger med dette selskab, jf. samarbejdsaftalen mellem METIS Family Office, Elite Sport Family Office, dit eventuelle selskab og dig.
Vi overlader herudover personoplysninger om dig/dit selskab til udvalgte databehandlere, herunder leverandører af vores it-løsninger, som efter aftale med os behandler personoplysninger på vores vegne og efter instruks fra os.
Hvor længe opbevarer vi dine personoplysninger?
Vi opbevarer dine personoplysninger så længe det er relevant for at varetage relationen til dig som ejer og i en periode herefter, som tager højde for selskabets dokumentationsforpligtelser ift. f.eks. registreringer hos Erhvervsstyrelsen.
2. Know-your-customer (KYC-proces)
Hvilke personoplysninger behandler vi og hvor får vi dem fra?
Vi indsamler og behandler de personoplysninger om dig, som vi har modtaget fra dig selv i forbindelse med gennemførelse af KYC-procedure. Vi indsamler og behandler også personoplysninger modtaget fra tredjepart i forbindelse med gennemførelse af KYC-processen, f.eks. offentlige registre via ComplyAdvantage.
Oplysningerne omfatter dit navn, adresse og kontaktoplysninger (telefonnummer og e-mailadresse), oplysninger vedrørende din kunderelation herunder kopi af pas/kørekort og sundhedskort, oplysninger om finansielle aktiviteter og risikoklassificering.
Hvad bruger vi dine oplysninger til?
Vi bruger dine oplysninger til at gennemføre en lovpligtig kundekendskabsprocedure, der kræver, at selskabet skal kende identiteten på sine kunder og foretage en risikovurdering af kunderne.
Hvad er retsgrundlaget for vores behandling?
Det retlige grundlag udgør databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra c (selskabets retlige forpligtelse i medfør af hvidvaskloven). Det retlige grundlag for behandling af dit CPR-nr. er databeskyttelseslovens § 11, idet selskabet er forpligtet til at identificere dig ved CPR-nr., f.eks. i forbindelse med opfyldelse af lovmæssige KYC-forpligtelser.
Videregivelse af dine personoplysninger
Såfremt vi vurderer det er nødvendigt at foretage indberetning til SØIK eller Finanstilsynet som tilsynsmyndighed i henhold til hvidvaskloven, vil der blive foretaget underretning til myndighederne for at opfylde selskabets forpligtelser. Vi overlader herudover personoplysninger om dig til udvalgte databehandlere, herunder leverandører af vores it-løsninger, som efter aftale med os behandler personoplysninger på vores vegne og efter instruks fra os.
Hvor længe opbevarer vi dine personoplysninger?
Vi opbevarer dine personoplysninger så længe det er påkrævet i henhold til hvidvaskloven, hvilket som udgangspunkt vil sige 5 år fra afslutningen af vores kunderelation, eller længere såfremt det har været nødvendigt at foretage indberetning.
3. Investeringsrådgivning
Hvilke personoplysninger behandler vi og hvor får vi dem fra?
Vi indsamler og behandler de personoplysninger om dig, som vi har modtaget fra dig selv i forbindelse med vores aftale om investeringsrådgivning.
Oplysningerne omfatter dit navn, adresse og kontaktoplysninger (telefonnummer og e-mailadresse), CPR-nummer, reel ejerrelation, risikoprofil og investeringsstrategi, gennemførte transaktioner, porteføljeoversigt, opkrævning for rådgivning og vores aftale om investeringsrådgivning.
Hvad bruger vi dine oplysninger til?
Vi bruger dine oplysninger til at opfylde vores aftale om løbende investeringsrådgivning.
Hvad er retsgrundlaget for vores behandling?
Det retlige grundlag udgør databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra b (opfyldelse af vores aftale om investeringsrådgivning) og databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra c (opfyldelse af retlig forpligtelse i henhold til lov om finansielle rådgivere, investeringsrådgivere og boligkreditformidlere og investorbeskyttelse i henhold MiFID II).
Det retlige grundlag for behandling af dit CPR-nr. er databeskyttelseslovens § 11, idet selskabet er forpligtet til at identificere dig ved CPR-nr., f.eks. i forbindelse med opfyldelse af finansiel lovgivning.
Videregivelse af dine personoplysninger
Vi deler oplysninger med din bank med henblik på at gennemføre de aftalte transaktioner. Vi overlader herudover personoplysninger om dig til udvalgte databehandlere, herunder leverandører af vores it-løsninger, som efter aftale med os behandler personoplysninger på vores vegne og efter instruks fra os.
Hvor længe opbevarer vi dine personoplysninger?
Vi opbevarer dine personoplysninger så længe det er påkrævet i henhold til lov om finansielle rådgivere, investeringsrådgivere og boligkreditformidlere og investorbeskyttelse i henhold MiFID II eller hvis det i øvrigt er relevant ift. et evt. rådgivningsansvar.
Elite Sport Family Office A/S som dataansvarlig
Elite Sport Family Office A/S er dataansvarlig i forbindelse med en række forskellige forretningsaktiviteter, som hovedsageligt omfatter følgende:
- Ejere
- Rådgivning og sparring
Du kan nedenfor læse mere om vores behandling af personoplysninger indenfor hvert område nedenfor
1. Ejere
Hvilke personoplysninger behandler vi og hvor får vi dem fra?
Vi indsamler og behandler de personoplysninger om dig, som vi har modtaget fra dig selv i forbindelse med din indtræden som ejer i selskabet. Oplysningerne omfatter dit navn, adresse og kontaktoplysninger (telefonnummer og e-mail adresse), oplysninger vedrørende dit ejerskab, herunder ejerandele, oplysninger om evt. ledelseshverv samt kopi af pas, kørekort eller lign.
Hvad bruger vi dine oplysninger til?
Vi bruger dine oplysninger til at varetage selskabets relation til dig som ejer, f.eks. i forbindelse med afvikling af generalforsamlinger og ejermøder samt opfylde retlige forpligtelser i forbindelse med registrering af ejere m.v.
Hvad er retsgrundlaget for vores behandling
Det retlige grundlag udgør databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra b (selskabets aftale med ejerne) og databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra c (opfyldelse af lovmæssige forpligtelser, herunder selskabsloven). Det retlige grundlag for behandling af dit CPR-nr. er databeskyttelseslovens § 11, idet selskabet er forpligtet til at identificere dig ved CPR-nr., f.eks. i forbindelse med registreringer om dig hos Erhvervsstyrelsen eller opfyldelse af lovmæssige KYC-forpligtelser.
Videregivelse af dine personoplysninger
I det omfang vi skal registrere dig som ejer eller ledelsesmedlem, videregives dine personoplysninger (navn, adresse, CPR-nr.) til Erhvervsstyrelsen i forbindelse med registreringen. Derudover deler vi dine oplysninger med bankforbindelser ((navn, adresse, CPR-nr.), når dette er påkrævet for at opfylde bankernes lovpligtige KYC-processer. I det omfang, du har en relation METIS Family Office A/S kan det ligeledes være aktuelt at dele oplysninger med dette selskab, jf. samarbejdsaftalen mellem METIS Family Office, Elite Sport Family Office, dit eventuelle selskab og dig.
Vi overlader herudover personoplysninger om dig/dit selskab til udvalgte databehandlere, herunder leverandører af vores it-løsninger, som efter aftale med os behandler personoplysninger på vores vegne og efter instruks fra os.
Hvor længe opbevarer vi dine personoplysninger?
Vi opbevarer dine personoplysninger så længe det er relevant for at varetage relationen til dig som ejer og i en periode herefter, som tager højde for selskabets dokumentationsforpligtelser ift. f.eks. registreringer hos Erhvervsstyrelsen.
2. Rådgivning og sparring
Hvilke personoplysninger behandler vi og hvor får vi dem fra?
Vi indsamler og behandler de personoplysninger om dig, som vi har modtaget fra dig selv i forbindelse med vores aftale om at yde rådgivning og sparring. Oplysningerne omfatter dit navn, adresse og kontaktoplysninger (telefonnummer og e-mailadresse), CPR-nummer, eventuelle oplysninger om dine familiemedlemmer og øvrige oplysninger, som er nødvendige for at yde den aftalte rådgivning og sparring.
Hvad bruger vi dine oplysninger til?
Vi bruger dine oplysninger til at opfylde vores aftale om rådgivning og sparring til dig som eliteudøver i forbindelse med de forskellige services selskabet stiller til rådighed.
Hvad er retsgrundlaget for vores behandling?
Det retlige grundlag udgør databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra b (opfyldelse af vores aftale om rådgivning og sparring). Det retlige grundlag for behandling af dit CPR-nr. er databeskyttelseslovens § 11, idet selskabet kan være forpligtet til at identificere dig ved CPR-nr., f.eks. i forbindelse med opfyldelse af visse services.
Videregivelse af dine personoplysninger
Vi deler oplysninger med relevante samarbejdspartnere og leverandører med henblik på at udføre de aftalte opgaver i form af rådgivning og sparring samt evt. bistand med løsning af konkrete opgaver. Vi overlader herudover personoplysninger om dig til udvalgte databehandlere, herunder leverandører af vores it-løsninger, som efter aftale med os behandler personoplysninger på vores vegne og efter instruks fra os.
Hvor længe opbevarer vi dine personoplysninger?
Vi opbevarer dine personoplysninger så længe det er nødvendigt for at opfylde vores aftale og i en relevant periode herefter.
METIS Family Office A/S og Elite Sport Family Office A/S som fælles dataansvarlige
METIS Family Office A/S og Elite Sport Family Office A/S er fælles dataansvarlige i forbindelse med at stille et intranet til rådighed for ejere og kunder.
Elite Sport Family Office A/S er primær ansvarlig for at drive intranettet og har du spørgsmål til behandlingen af dine personoplysninger på intranettet, skal du kontakte Elite Sport Family Office A/S.
Hvilke personoplysninger behandler vi og hvor får vi dem fra?
Vi indsamler og behandler de personoplysninger om dig, som du selv har afgivet til os i forbindelse med din aftale med et eller begge selskaber, og derudover de oplysninger, du afgiver i forbindelse med din brug af intranettet. Oplysningerne omfatter dit navn, kontaktoplysninger (telefonnummer og e-mail adresse), chatbeskeder i åbent forum og lukket kommunikation mellem dig og selskaberne eller mellem dig og andre brugere af intranettet.
Hvad bruger vi dine oplysninger til?
Vi bruger dine oplysninger til at facilitere et intranet for ejere og kunder, hvor der formidles relevante nyheder og er mulighed for kommunikation.
Hvad er retsgrundlaget for vores behandling?
Det retlige grundlag er databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra f (interesseafvejningsreglen, idet der vurderes at være et sagligt grundlag for at behandle personoplysninger i forbindelse med et forum for ejere og kunder)
Videregivelse af dine personoplysninger
Selskaberne deler ikke dine oplysninger med andre parter. Dine kontaktoplysninger samt de oplysninger du selv afgiver i offentlige dele af intranettet vil være tilgængelige for alle brugere af intranettet. Vi overlader herudover personoplysninger om dig til udvalgte databehandlere, herunder leverandører af vores it-løsninger, som efter aftale med os behandler personoplysninger på vores vegne og efter instruks fra os.
Hvor længe opbevarer vi dine personoplysninger?
Vi opbevarer dine personoplysninger så længe det er relevant for at stille intranettet til din rådighed og oplysningerne slettes, når du udtræder som ejer eller ophører med at være kunde og dermed bruger.
-------------------------
Principper for behandling af personoplysninger
Det er vigtigt for os at overholde de grundlæggende principper for behandling af personoplysninger.
Vi behandler kun relevante og nødvendige personoplysninger til bestemte formål
Vi behandler kun personoplysninger om dig, der er relevante og nødvendige i forhold til formålet. Vi anvender således ikke andre personoplysninger, end dem, vi har brug for til det konkrete formål.
Vi kontrollerer og opdaterer dine personoplysninger
Vi kontrollerer så vidt det er muligt, at de personoplysninger, vi behandler om dig, ikke er urigtige eller vildledende. Vi sørger også for at opdatere dine personoplysninger løbende, når vi bliver bekendt med ændringer. Vi beder dig om at oplyse os om relevante ændringer i dine personoplysninger, herunder eksempelvis telefonnummer og e-mail adresse, hvis der sker ændringer.
Vi sletter dine personoplysninger, når de ikke længere er nødvendige
Vi sletter dine personoplysninger, når de ikke længere er nødvendige i forhold til det formål, som var grunden til vores indsamling, behandling og opbevaring af de pågældende personoplysninger.
Vi har altid et lovligt grundlag for at behandle dine personoplysninger
Når vi behandler dine personoplysninger i forbindelse med sagsbehandling, sikrer vi os, at vi altid har et lovligt grundlag for at behandle dine oplysninger.
Hvis det er aktuelt at indhente dit samtykke til en behandling af personoplysninger, skal vi informere om, at et eventuelt samtykke er frivilligt, og du kan til enhver tid trække det tilbage ved at henvende dig til os.
Brug kontaktoplysningerne ovenfor, hvis du ønsker yderligere oplysninger.
Vi videregiver ikke dine personoplysninger uden et lovligt grundlag
Vi sikrer os altid, at der er et lovligt grundlag, inden vi videregiver dine personoplysninger til tredjepart.
IT-sikkerhed
Vi har vedtaget interne regler om it-sikkerhed, som indeholder instrukser og foranstaltninger, der beskytter dine personoplysninger mod at blive tilintetgjort, gå tabt eller blive ændret, mod uautoriseret offentliggørelse, og mod at uvedkommende får adgang eller kendskab til dem. For at undgå datatab tager vi løbende back up af vores datasæt.
Vi har fastlagte procedurer for tildeling af adgangsrettigheder, så vores medarbejdere kun har adgang til oplysninger, der er relevante for deres arbejde.
I forbindelse med brug af eksterne samarbejdspartnere til opbevaring af personoplysninger (cloud-løsninger), sikrer vi os, at der er indgået databehandleraftale og at den pågældende samarbejdspartner har betryggende sikkerhedsprocedurer, og at efterlevelse af disse løbende kontrolleres.
Rettigheder
I forbindelse med vores behandling af dine personoplysninger, har du følgende rettigheder:
- Ret til indsigt i hvilke personoplysninger vi behandler om dig
- Ret til at få berigtiget fejlagtige oplysninger
- Ret til at få slettet oplysninger, som ikke længere er relevante
- Ret til dataportabilitet
- Ret til at gøre indsigelse mod uberettiget behandling
- Ret til at klage til Datatilsynet (datatilsynet.dk)